Công việc tại nhà thuốc GPP có nhiều kiểu việc và khó phân loại, chủ nhà thuốc phải có 1 công cụ quản lý hiệu quả thì mới tiết kiệm tối đa thời gian thời gian cũng như tối đa hóa lợi nhuận việc kinh doanh.
- Những thách thức đối với hoạt động nhà thuốc GPP
- Các bước chuẩn bị mở nhà thuốc GPP
- Dược sĩ hướng dẫn quy tắc giao tiếp trong nhà thuốc
Những công việc tại nhà thuốc GPP có thể được chia thành 4 nhóm việc như sau theo hình dưới:
Nhóm 1 – Những việc quan trọng nhưng có kế hoạch: đây là những công việc cần phải làm nhưng đã được bạn bố trí thời gian thực hiện. Với những việc đã được lập kế hoạch thực hiện, bạn sẽ không bị động và có cơ sở để tối ưu hóa cho những việc này. Những công việc thuộc nhóm này có thể kể đến như: kiểm kê định kỳ (3 – 6 tháng/lần), nhập hàng, bán hàng, kiểm tiền – hàng cuối ngày, đào tạo nhân viên vv…
Nhóm 2 – Những việc quan trọng nhưng không có kế hoạch: đây là những việc không lường được nhưng lại quan trọng đối với nhà thuốc (buộc phải xử lý). Những việc này, bạn cần xử lý ngay không nên trì hoãn. Những công việc thuộc nhóm này có thể kể đến như: khách hàng phàn nàn về giá cả và hàng hóa, sở ngành thị trường kiểm tra nhà thuốc đột suất, nhân viên đột ngột xin nghỉ vv…
Nhóm 3 – Việc ít quan trọng nhưng có kế hoạch: đây là những việc không liên quan nhiều đến nhà thuốc nhưng có thể liên quan đến nhân viên hoặc việc riêng của bạn. Những việc này, bạn cũng lên chủ động bố trí kế hoạch để không bị xung đột với những việc quan trọng của nhà thuốc.
Nhóm 4 – Việc ít quan trọng nhưng không có kế hoạch: đây là những việc chẳng đem lại lợi ích gì cho nhà thuốc như tán chuyện trong lúc rảnh rỗi, lướt internet, việc riêng của nhân viên vv… Những loại việc này bạn không cần quan tâm và nên đưa vào nội quy để hạn chế làm khi làm việc ở nhà thuốc.
Quản trị công việc tại nhà thuốc được coi là tốt nếu bạn loại bỏ những công việc trong nhóm 4, hạn chế càng nhiều càng tốt việc thuộc nhóm 3. Việc thuộc nhóm 2 cần được sắp xếp để trở thành việc nhóm 1. Trong danh sách những công việc phải thực hiện của bạn nên chỉ còn những việc thuộc nhóm 1 và nhóm 2. Trong đó, các việc nhóm 1 càng nhiều chứng tỏ bạn đang quản trị và sắp xếp công việc khoa học.
Danh sách những hoạt động chính tại nhà thuốc GPP và gợi ý tối ưu hóa giúp bạn tiết kiệm thời gian.
| STT | Công việc | Tần suất | Thời gian | Gợi ý |
| 1 | Bán hàng | 2ca/ngày | 8h/ca | Công việc này thường chia làm 2 ca, 7 ngày/tuần. Bạn nên thuê người bán và đảm bảo ít nhất là mỗi người/ca |
| 2 | Nhập hàng | Hàng ngày | 15’ – 45’ | Hàng hóa nhập về cần được xử lý ngay vào cuối mỗi ngày hoặc thời điểm rảnh rỗi. Những công việc liên quan bao gồm làm giá hàng hóa, nhập hàng vào kho, nhập số liệu vào máy tính.Hàng hóa hết cần được thống kê hết mỗi ngày để lên kế hoạch nhập trong những ngày tới. |
| 3 | Kiếm tiền hàng | Hàng ngày | 30’ | Tiền cần được tổng kết vào cuối mỗi ngày và xử lý ngay những sai sót nếu xảy ra. Việc thừa, thiếu tiền hàng là điều khó tránh nên cần có biện pháp xử lý ngay |
| 4 | Kiểm kê | Hàng quý | 5 -7 ngày | Tùy thuộc vào số lượng mặt hàng đang kinh doanh mà thời gian kiểm kê có thể nhiều ngày hoặc ít ngày. Bạn nên có kế hoạch kiểm kê vào thời điểm phù hợp và vẫn đảm bảo bán hàng trong khi kiểm kê. |
| 5 | Khách hàng thắc mắc | Bất kỳ | 5’ – 30’ | Bạn nên để nhân viên tự giải đạp những thắc mắc với khách hàng. Một số trường hợp đặc biệt như lượng hàng hóa, biến động về giá cả bạn mới trực tiếp giải quyết. |
| 6 | Ngày nghỉ của nhân viên | Hàng tháng | 2 – 3 ngày | Việc bán hàng tại nhà thuốc kéo dài cả tuần. Do đó, nhân viên cần có quỹ thời gian nhất định để giải quyết việc cá nhân của mình. |
| 7 | Nhân viên nghỉ đột xuất | Không rõ thời điểm | – | Bạn nên có những thỏa thuận đảm bảo những nhân viên nghỉ phải báo nhà thuốc trước 30 ngày để nhà thuốc bố trí |
| 8 | Công tác đối ngoại với sơ ban ngành Y tế, thị trường | 2 -3 lần/ năm | – | Đây là những sự việc bạn nên đưa ngay vào kế hoạch xử lý theo thông lệ bất thành văn mà khu vực bạn đang kinh doanh vì nếu không bạn sẽ mất nhiều tiền hơn bạn nghĩ. |
Với việc bố trí những công việc như này, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát hoạt động nhà thuốc mà không mất quá nhiều thời gian cá nhân.
Nguồn: Web nhà thuốc